Once técnicas de productividad con las que tu Windows Phone puede echarte una mano

El smartphone además de una alternativa para el ocio se ha convertido en una herramienta imprescindible también para el trabajo. Por eso vamos a ver once técnicas de productividad con las que Windows Phone puede echarte una mano y lograr que acabes tu trabajo de forma más rápida. De esta forma tendrás más tiempo libre para tu ocio.

Windows Phone es un sistema perfecto para trabajar en movilidad, donde no vamos a echar de menos herramientas y soluciones, donde el tránsito para trabajar en casa o en la oficina y el paso a la movilidad es muy sencillo. Podemos seguir adelantando tareas aunque no estemos en nuestro puesto de trabajo y seguir siendo productivos.

Vamos a ver algunas técnicas de productividad que nos ayudarán a lograrlo y también una selección de las herramientas que te ayudarán a conseguirlo:

Listas de tareas

Las listas de tareas son una de las técnicas más sencillas. Basta con ir anotando lo que tenemos que hacer y cuándo lo tenemos que hacer. A partir de aquí vamos trabajando y, una vez acabadas, eliminando tareas de la lista. Es una forma muy eficiente de organizarnos, no sólo en la vida laboral sino también en la personal. Podemos crear tantas listas como proyectos, ámbitos o tipos de tareas realicemos de forma habitual.

Mi aplicación favorita de lista de tareas es Wunderlist, pero en Windows Phone además de esta podemos utilizar las tareas de Outlook y sincronizarlas a nuestro teléfono sin ningún problema. De esta forma la transición entre nuestro portátil y el smartphone es realmente buena. Trabajamos siempre con el mismo entorno y de la misma manera, lo que nos ayuda a hacerlo de forma más metódica y automática.

Pomodoro

La técnica Pomodoro está basada en concentrar toda nuestra atención durante 25 minutos en un única tarea. Durante dicho periodo de tiempo no interrumpimos bajo ningún concepto lo que estamos haciendo, poniendo toda nuestra atención sólo en esta tarea. Después tenemos un descanso de cinco minutos. Cada cuatro periodos de trabajo hacemos una pausa más larga de 15 minutos. Esto nos permite focalizar nuestra concentración y ser mucho más efectivos en el trabajo que estamos realizando.

Para controlar los periodos de tiempo necesitamos un temporizador que nos avise cuando acaba nuestro periodo de trabajo y cuando empieza el de descaso. Tenemos aplicaciones como Pomodoro Assitant, Time Focus o Pomodoro T-Soft, que nos ayuda a controlar los tiempos en los que hemos trabajado o qué tenemos pendiente o adaptar los temporizadores a nuestra capacidad de concentración en cada momento del día.

GTD, el método de Paul Allen

GTD es un método muy efectivo para mejorar nuestra productividad creado por Paul Allen. Se basa en cuatro principios básicos. Recopilar, procesar, organizar y revisar de forma periódica las tareas que tenemos pendiente. Dominar la técnica nos lleva tiempo, sobre todo porque impone hábitos de trabajo que muchas veces no tenemos adquiridos y rompen con nuestras rutinas habituales.

Para utilizarlo en Windows Phone nada mejor que elegir OneNote, que ya viene instalado, para la recopilación, donde luego podemos crear diferentes páginas para organizarnos, poder procesar las tareas y facilita la revisión en todo momento. Además su integración con Microsoft Office es perfecta, por lo que ahorramos mucho tiempo durante la fase de trabajo.

Otras opciones que tenemos en Windows Phone para utilizar el método GTD es utilizar una aplicación muy versátil como Evernote, similar en su utilización a OneNote pero que no se integra tan bien con Office. También disponemos de alguna pensada en concreto para el GTD como Chaos Control GTD o Smart GTD que ya están diseñadas para sacar partido a este método de organización.

Kanban Personal, el sistema más visual

Kanban es otro modelo de organización muy visual y flexible, de las llamadas metodologías ágiles de trabajo. Se basa en tarjetas y a su favor juega que tiene una curva de aprendizaje muy baja. La organización de las tareas se distribuye en tres columnas: listas, trabajando y completadas, donde se pasa de una fase a otra según se va avanzando.

En Windows Phone tenemos aplicaciones que nos permitirán aprovechar este modelo de trabajo, como Kanban Me, que te ayuda a organizar las columnas de forma sencilla utilizando la pantalla de tu teléfono. Kanban Board quizás tiene un entorno visual más agradable para la organización de las tareas.

Mapas mentales

Otra de las técnicas de productividad que nos pueden ayudar es la utilización de mapas mentales. Se trata de una forma muy visual de ver lo que tenemos por delante, la dependencia de las tareas, etc. De un vistazo podemos progresar en nuestras tareas o tenemos que esperar a que un tercero actúe para ponernos en marcha.

En Windows Phone disponemos de varias aplicaciones que nos puede echar una mano, desde Grapholite para ver diagramas de flujo, VDS converter, para ver los archivos que hemos creado con Visio o FstMind, para ayudarnos a organizar las ideas.

Fechas y prioridades de los trabajos, el calendario es tu aliado

Otro de los aspectos básicos para la productividad es revisar los tiempos de entrega y las prioridades de las tareas. Aquí nos podemos ayudar con el calendario en nuestro Windows Phone. Sobre todo si estamos todo el día de un lado para otro se convierte en una forma muy efectiva de controlar nuestra agenda.

Además el calendario se puede integrar con alguna de las aplicaciones que utilizamos para listas de tareas. La fecha es fundamental asignar la prioridad adecuada a cada tarea. Esto nos permite atacar primero las más urgentes para que no se nos pase nada por alto.

Tareas grandes, tareas pequeñas

Dentro de esta asignación de tareas debemos diferenciar entre tareas pequeñas y tareas grandes. Muchas veces resolvemos en un día muchas tareas pequeñas que nos consumen mucha energía y al final queda pendiente nuestra tarea principal, la que necesitábamos más tiempo para ejecutar. Lo mejor en estos casos es dividir la tarea principal para que su ejecución nos parezca más manejable.

Trabaja sencillo

Muchas veces la productividad se consigue trabajando de forma sencilla. Nada mejor que reducir el número de herramientas que utilizamos entre el escritorio y el smartphone. Evitar duplicidades y trabajar siempre de la misma forma sin importar el entorno desde el que lo hacemos.

Un ejemplo es Office para Windows Phone que nos permite una compatibilidad completa con los documentos que hemos generado en el escritorio y luego accedemos desde el móvil. La edición y creación de documentos respetando el formato que le hemos dado trabajando en el escritorio es fundamental. Podemos trabajar desde el portátil, pasar al móvil y acabar en el equipo de sobremesa sin ningún problema. Además también se integra con OneNote, por lo que todo el trabajo fluye y nos permite avanzar rápidamente.

Toda la información en un mismo lugar

Pero además de trabajar con el mismo entorno es fundamental que la información, los datos y archivos que necesitamos estén almacenados siempre en el mismo lugar, y que también sea accesible desde cualquier dispositivo. De esta forma no echaremos de menos nada, independientemente de si trabajamos desde nuestro Lumia o cualquier otro dispositivo.

En este sentido OneDrive es nuestro aliado. Tenemos el espacio de almacenamiento necesario para que nuestros documentos vengan con nosotros allí donde estamos trabajando y donde los necesitamos. Aquí Windows Phone tiene un gran aliado para trabajar de forma productiva.

Centrados en una única tarea

Otra cuestión que nos impide avanzar es hacer varias cosas a la vez. La multitarea es uno de los enemigos de la productividad. Por eso si estamos gestionando el correo y nos salta una notificación de WhatsApp o de una red social, no saltamos de una cosa a otra.

Aquí nos puede ayudar mucho Cortana, ya que nos permite definir que no queremos recibir llamadas o mensajes de texto, excepto de las personas que hemos decidido. Así finalizamos lo que tenemos entre manos y luego ya tendremos tiempo de ver por donde nos toca continuar, ya que no tenemos por qué abandonar nuestra planificación por este motivo.

Pausas, descansos y actividad física

Por último, una de las cuestiones que nos ayudan mucho a mejorar la productividad es tomar los descansos adecuados o realizar un poco de actividad física. Nada mejor para controlarlo que Microsoft Health, que nos dará una medición de todos los datos recogidos durante el día.

Nuestro Lumia se puede convertir en una poderosa herramienta para mejorar nuestra productividad si sabes como hacerlo. Ahora sólo te queda elegir qué herramientas son mejores para tu forma de trabajar y empezar a ponerlo en marcha.

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Imagen | geralt