Partiendo de la humilde base de aceptar que no somos robots sino personas, rara vez podemos ser 100% eficientes a lo largo de todo el día, tanto a la hora de cumplir con la jornada laboral, los estudios o las tareas personales.
Sin embargo, es muy probable que al terminar la jornada o la sesión de estudio tengas la sensación de que no has avanzado en tus tareas más importantes, aunque no hayas parado ni un momento.
Según explicaba en el podcast Write About Now la escritora y experta en productividad Laura Vanderkam, esto ocurre porque existen ciertos hábitos y rutinas que actúan como auténticos ladrones de tiempo, quitándote minutos y horas sin que te des cuenta. Identificarlos y enfrentarlos puede marcar la diferencia entre un día productivo y uno lleno de frustración que afecta tanto a tu rendimiento laboral como a tu bienestar personal.
El tiempo se escapa en pequeñas distracciones
Lo más sencillo es que el tiempo que dedicas a una tarea concreta termine diluyéndose, gota a gota, en otras distracciones. Puede ser que mientras trabajas en un proyecto, te distraigas al recibir una notificación, responder un mensaje o revisar el correo.
Tal y como comentaban en el blog de productividad de Asana, cada interrupción puede hacerte perder hasta 20 minutos para recuperar los niveles de concentración inicial. Así, los minutos se suman y, al final del día, has perdido una cantidad significativa de tiempo en actividades que no estaban en tus planes y, lo que es peor, que no sabes dónde ha ido a parar todo ese tiempo.
Estas fugas de tiempo suelen pasar desapercibidas porque se presentan como interrupciones breves pero, en realidad, la suma de todos ellos tiene un impacto enorme a lo largo de toda la jornada.
Cómo descubrir en qué pierdes el tiempo
El primer paso para combatir a los ladrones de tiempo es tomar conciencia de ellos. A veces, ya sabes exactamente qué te roba el tiempo, pero otras veces necesitas analizarlo a fondo. Una estrategia sencilla es anotar durante varios días en qué actividades empleas tu tiempo. Esto te permitirá ver patrones y detectar hábitos que te hacen menos eficiente.
Revisar el correo tan pronto como aparece la notificación en el icono, ver un vídeo en YouTube y darte cuenta de que llevas 10 seguidos o enviar un mensaje rápido a un amigo y que, sin darte cuenta se convierta en una conversación de 20 minutos. Todo suma.
Detectar y ser consciente de ese tipo de conductas es el primer paso para minimizarlas y evitar las fugas de tiempo durante los periodos de concentración.
Otra herramienta útil es la monitorización automática. En la mayoría de los casos, ni siquiera somos conscientes de la cantidad de tiempo que empleamos en las tareas. Por suerte, la tecnología sí lo sabe.
En la actualidad, todos los sistemas operativos, tanto de smartphones como de ordenadores, cuentan con una función de monitorización del uso de las aplicaciones. Esta función cuenta el tiempo que pasas a diario (o semanalmente) en una determinada aplicación, lo cual te ayudará a descubrir si ese tiempo es razonable o, por el contrario, es un ladrón de tiempo.
El lado egoísta del tiempo
Descubrir que pasas varias horas al día comunicándote con tus compañeros con Slack o Microsoft Teams, o ver en un gráfico semanal el tiempo que has pasado reunido también son formas de tomar conciencia sobre el tiempo que les dedicas. Pero mucho más importante, una oportunidad para adoptar medidas y reducir ese tiempo aplicando un perfil "más egoísta". Al fin y al cabo, tu tiempo es un recurso finito y es necesario aprender a decir no e imponer límites.
Si no puedes evitar ciertas distracciones estableciendo el "modo monje" para desactivar todas las notificaciones y estímulos ajenos a tu tarea, al menos limita su acceso durante el horario laboral.
Por ejemplo, puedes adoptar la estrategia del "Contrato de Ulises", estableciendo unos horarios específicos para revisar correos y redes sociales, en vez de hacerlo de forma continua. Esto ayuda a evitar el hábito de entrar “solo un momento” y terminar perdiendo mucho más tiempo del previsto.
Por otro lado, la comunicación no lineal de Slack u otras aplicaciones de mensajería de uso profesional permiten adaptar el ritmo de la comunicación a tus necesidades. Basta con hacer saber a tus compañeros que necesitas pausas de concentración en las que vas a concentrarte en sacar tu trabajo, y que responderás tan pronto como lo termines, para que no esperen una respuesta inmediata durante esos periodos.
Reducir el tiempo de reuniones puede parecer una quimera, pero ser consciente del tiempo que pasas en aplicaciones de videollamadas como Google Meet, Zoom o Teams puede hacerte ver el tiempo de trabajo que te quita al día y si es posible reducirlo. Un primer paso es recortar en 10 minutos las habituales franjas de 30 minutos que ofrecen por defecto las aplicaciones de calendario.
De media, la atención se mantiene durante 23 minutos, así que si consigues arañarle esos 10 minutos a cada reunión, al final de la jornada la ganancia de tiempo es muy notable.
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Imagen | Unsplash (Maxim Ilyahov, Lala Azizli)
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